Ik ben data aan het masseren. Ik krijg (na veel gedoe) lijnen met uren toegewezen aan personen voor taken die een begin- en einddatum hebben. Dus bijvoorbeeld:

Taak	Van…	Tot…	Persoon	Uur
Veldstudie	1/12/2021	8/12/2021	Joris	16
Veldstudie	1/12/2021	8/12/2021	Geert	16
Concept	10/12/2021	20/12/2021	Joris	35
Concept	10/12/2021	20/12/2021	Geert	35
Detailontwerp	1/1/2022	31/1/2022	Joris	60
Grafisch ontwerp	17/1/2022	31/1/2022	Piet	30

Nu wil ik weten hoeveel van die mensen hun tijd is ingeboekt op weekbasis, als we er van uitgaan dat ze 38 uur per week werken. (En ja, ik weet dat ik daarvan de vakantiedagen en andere afwezigheden nog moet van aftrekken, maar da’s maar een detail.)

Zeer rap getekend ziet dat er zo uit, als ik het in de tijd uitzet met de weeknummers:

Ja, het zou allemaal veel gemakkelijker zijn als de data zouden overeenkomen met weken, maar dat is niet het geval. En ja, als er staat “16 uur werk te doen tussen 1 en 8 december” wil dat niet echt zeggen dat die 16 uur gelijkmatig verdeeld moeten worden over alle beschikbare dagen. Iemand zou kunnen beslissen om dat op twee dagen te doen helemaal in het begin of helemaal op het einde, of zelfs op de eerste dag en de laatste dag, maar bon, een mens moet ergens beginnen.

Het eerste dat ik moet doen, denk ik, is kijken hoeveel werkdagen er tussen begin en einde zijn per taak. Dat geeft dan het volgende:

• Joris
  • Veldstudie: 6 werkdagen om 16 uur te doen, of 2.67 uur per dag
  • Concept: 7 werkdagen om 35 uur te doen, of 5 uur per dag
  • Detailontwerp: 21 werkdagen om 60 uur te doen, of 2.86 uur per dag
• Geert
  • Veldstudie: 6 werkdagen om 16 uur te doen, of 2.67 uur per dag
  • Concept: 7 werkdagen om 35 uur te doen, of 5 uur per dag
• Piet
  • Grafisch ontwerp: 11 van dagen om 30 uur te doen, of 2.73 uur per dag

Dan kijk ik voor elk van die taken hoeveel van de dagen in welke week vallen:

• Joris
  • Veldstudie: 6 werkdagen van 2.67 uur per dag, 3 in week 48 en 3 in week 49
  • Concept: 7 werkdagen van 5 uur per dag, 1 in week 49, 5 in week 50, 1 in week 51
  • Detailontwerp: 21 werkdagen van 2.86 uur per dag, telkens 5 in week 1 tot en met 4, en dan nog 1 in week 5
• Geert
  • Veldstudie: 6 werkdagen van 2.67 uur per dag, 3 in week 48 en 3 in week 49
  • Concept: 7 werkdagen van 5 uur per dag, 1 in week 49, 5 in week 50, 1 in week 51
• Piet
  • Grafisch ontwerp: 11 werkdagen van 2.73 uur per dag, 5 in week 3 en 4, en dan nog 1 in week 5

De dagen per week per taak per persoon geeft dat in een tabel:

…en vermenigvuldigd met het aantal uur per dag per taak, en dan opgeteld en bekeken als percentage van de beschikbare tijd, krijgen we wat ik wil, namelijk dit:

Dat geeft mij direkt een idee dat Joris en Geert in week 50 al voor 2/3 volgeboekt zijn, en dat op dit moment niemand iets ingepland heeft in week 52 en dus in principe iedereen helemaal beschikbaar is voor andere dingen.

Hoor ik u zeggen dat dergelijke dingen eigenlijk gewoon uit onze planningssoftware zouden moeten rollen? Ha, wel, inderdaad. Maar helaas, dat doen ze niet.

Want in de realiteit is het nog wat complexer dan dit: er lopen uiteraard veel projecten door mekaar, en zoals gezegd is het niet zeer realistisch om pakweg 16 uur gepland werk over zes werkdagen uit te smeren in zes stukjes van 2.66 uur — maar wat het pas echt lastig maakt, is dat de projecten waarin de taken zitten ook nog eens een waarschijnlijkheid kunnen hebben.

Dus dat al die uren eigenlijk op de één of andere manier moeten gewogen worden: als we maar niet 100% zeker zijn dat een project zal verkocht worden, dan mogen we die uren niet als 100% zeker verkocht beschouwen — anders zou iedereen altijd totaal overboekt zijn.

We kunnen het ook niet maken om de mensen pas in te plannen als het project 100% verkocht is, want dan hebben we geen zicht op welke soorten profielen er in mogelijks wanneer gaan moeten ingezet worden, wie er wanneer dreigt overbevraagd te worden, wat voor soort mensen we wanneer wellicht moeten aannemen, dat soort dingen.

De exacte manier waarop die weging gebeurt, daar kan nog over gediscussieerd worden: één manier is om pakweg alles dat minder dan 65% waarschijnlijkheid heeft niet mee te tellen (een gewicht van 0 te geven, dus). Een andere manier is dat alles wel degelijk zijn echte gewicht krijgt, dus dat een project van 1 miljoen euro dat maar 10% waarschijnlijk is evenveel weegt als een project van 200.000 euro dat 50% zeker is of als een project van 100.000 dat 100% zeker is.

Oh, en dan wordt het ook nog wat complexer omdat taken niet noodzakelijk aan één persoon toegekend zijn. Het kan zijn dat een bepaalde taak bijvoorbeeld aan twee mensen is toegekend, en dat die zelf de vrijheid hebben om te beslissen hoe ze de tijdverdeling gaan doen: 50 uur toegekend aan twee personen is niet noodzakelijk 25/25, het kan ook 10/40 zijn.

Oh en ook: het kan goed zijn dat taken al begonnen zijn, wat de dingen ook wat complexer maakt. En er is een bestaand onderscheid tussen gepresteerde uren, zelf ingeplande uren, en niet ingeplande uren die nog moeten gedaan worden. En dan die vakantiedagen.

En het eindresultaat zou vlot en degelijk moeten werken, en idealiter gemakkelijk simulaties en what-ifs moeten kunnen doen. Dus als ik ergens een eindcijfer krijg (zoals hierboven, 66% van een voltijdequivalent al volgeboekt), dan wil ik kunnen zien wat dat precies betekent. Waar dat cijfer vandaan komt. Welk project, en welke taak. Zodat ik eventueel kan ingrijpen. Stel dat iemand overboekt is, of dat een bepaalde taak gewoon niet kan uitgevoerd worden in de beschikbare tijd. Is het beter om iemand toe te voegen aan de taak? Soms kan dat, bij veldstudies bijvoorbeeld, maar vaak moet er kennisoverdrachttijd toegevoegd worden, en zitten we met een mythische manmaand. Of is het beter de taak wat langer te laten lopen, of vroeger te laten starten als het nog niet begonnen is? Wat is daar dan het effect van op andere projecten?

⁂

Aargh. Ik heb zó goesting om daar een degelijke analyse voor te schrijven en een ontwerp te maken en dat door een groep degelijke ontwikkelaars te laten ontwikkelen. Ik ben er zéker van dat stapels consultancybedrijven daar content mee zouden zijn.