Er zijn bedrijven waar een papieren sollicitatie geapprecieerd wordt.

Tja.

Er zijn, vermoed ik, ook bedrijven waar nog grafologen aan het werk gezet worden. En frenologen misschien.

Ik heb persoonlijk een hekel aan niet-electronische CV’s, al was het maar omdat ze gefotokopieerd of ingescand moeten worden eer ze rondgestuurd kunnen worden naar collega’s of in een database gestoken kunnen worden. Maar da’s natuurlijk maar mijn opinie.

In ieder geval, als ik een papieren document ontvang, heb ik ook wel een aantal eisen:

• De begeleidende brief liever niet handgeschreven. Ik heb geen diploma paleografie en ben ook geen apotheker, onleesbare handschriften zijn niet aan mij besteed. En tenzij ik op zoek ben naar een calligraaf, is het handschrift weinig relevant voor een positie in IT.
• Enige uitzondering is dat ik graag een geschreven handtekening zie. Geprinte handtekeningen zijn knudde en getuigen van weinig respect.
• Print op goed papier.
• Zorg ervoor dat het document goed afgedrukt is (met verse inkt/toner/lint).
• Gebruik een envelop die groot genoeg is: ofwel één waar de brief in drie gevouwen is, ofwel, als het echt een dik pak is (bijvoorbeeld als er om een begeleidend dossier of een rapport gevraagd wordt), meteen een envelop waar het papier ongevouwen in zit. Niet zo’n kleine envelop waar er dan zo’n dik pak in vier gevouwen zit.

Lay-out en zo: best rechttoe-rechtaan. Het is niet zo dat ik onder de indruk ben van vier lettertypes op één pagina. Of van gekleurde logo’s. Of van icoontjes voor telefoon / fax / e-mail. Of van een pasfoto op de brief afgedrukt.

Persoonlijk ben ik het meest gewonnen voor een gewone schreefletter qua lettertype, bijvoorbeeld Georgia. Gratis van Microsoft, en uitstekend leesbaar. In zwart op wit. Links uitgelijnd, niet justified. Zoiets maakt me al content dus:

…maar het meest content ben ik met een electronische versie daarvan. Bestandsformaat? Liefst, als het even kan, in PDF. Niet dat ik iets tegen Word heb of tegen Microsoft, verre van, maar wel dat Acrobat zowat de enige manier is om er zeker van te zijn dat ik het document zie zoals de maker het gemaakt heeft. En het voelt gewoon professioneler aan. En over professionalisme gesproken: let in ’s hemelsnaam op de bestandsnaam–geen “copy of CV voor salespositie Bekaert.doc” of “generic cover letter.pdf”.

Let wel: als ik een sollicitatie per e-mail ontvang, dan krijg ik er iets van als de body van de mail niets meer zegt dan “cfr. attachment”, met in attachment een brief en een CV. Ken uw wereld: bij een sollicitatie per mail is de e-mail de “cover letter”.

update: wat Ben zegt, is natuurlijk waar. Als ik zeg dat ik “al tevreden ben” met iets als het paginaatje hierboven, heb ik er niet bij gezegd dat ik ook wel wat geschoven heb om een min of meer goeie bladspiegel te hebben. Ruwweg één idee per paragraaf, en ervoor zorgen dat de pagina een beetje gebalanceerd is. Niet te veel witruimte boven of onder, en dus bijvoorbeeld liever niet iets als deze twee brieven:

Als ik een goed opgemaakte brief zie, stemt dat me uiteraard niet negatief. Maar het moet dan al echt heel erg goed gedaan zijn. Tenzij ik naar een ontwerper zoek, heb ik liever saai maar degelijk dan iets anders. En dan nog: ergonomie en interface zijn niet gediend van veel flashy dingen en drop dhadows onder letters en drop caps en watnog. En het is niet omdat een brief in Zapf Chancery staat dat hij plots elegant wordt. Een mooie en goed gebruikte Mrs. Eaves daarentegen… 🙂

…en uiteraard geen spellingsfouten. Ik weet dat ik zelf voortdurend mistyp, maar als ik een sollicitatiebrief krijg met een dt-fout of et een verkeerde tussen-n, ben ik daar niet mild mee 🙂

De ergste spellingsfout die je kan maken, is natuurlijk de naam van de contactpersoon of het bedrijf verkeerd te schrijven. En ik weiger me te herinneren hoeveel keer is dàt heb moeten meemaken. Als ik even mijn CV-folder in Outlook overloop op zoek naar alternatieve spellingen van Michel Vuijlsteke:

Mijnheer Vuijlsteek
Beste Michiel Vuijlsteke
Geachte Vuilsteke
Mijnheer Vuylsteke
Beste mvuijlst (I kid you not!)

Of in de firmanaam—variaties op Amercom België en Netpoint:

Americom
Amercon
Netopoint
Net.point

Ik heb trouwens een speciale plaats in de spellingshel gereserveerd voor mensen die hoofdletterregels aan hun laars lappen, zoals in:

AmerCom
NetPoint
PhotoShop
MicroSoft