Gisteren een document onder ogen kregen dat bedoeld is voor een partner in een groot project.

Het document omschrijft een vragenlijst: welke vragen er gesteld zullen worden aan derden, welke resultaten daaruit getrokken zullen worden, hoe de resultaten zullen verwerkt worden, dat soort dingen.

Een stukje:

The survey should be limited to x questions and y pages. The draft form should be submitted for approval to ABC, who will have five days in which to respond. The launch should take place in the week following ABC’s response. DEF should be notified of the results in the month following the launch.

Mijnenveld, mijnenveld, mijnenveld.

“Should”, dat is voor mensen die het schrijven “zou echt wel moeten”, en voor mensen die het lezen “mag eventueel”. Een desirable requirement dat ze zeggen: open voor interpretatie. Géén goed idee, want dat is in dergelijke context gegarandeerd ambras.

“Jamaar waarom is dat niet verstuurd?” “Ah, euh, omdat ABC het niet officieel had goedgekeurd?” “Ah jamaar, moest dat dan? Ik dacht dat er stond dat hij vijf dagen had om eventueel commentaar te geven?”

“Hey! Waar is ons rapport?” “Euh, wel, we hebben geprobeerd om het binnen de maand te doen, maar het is niet gelukt, sorry hé.”

Nee: als het om mandatory requirements gaat, dan gebruikt een mens “shall” of “must”.

The survey shall be limited to x questions and y pages. The draft form must be submitted for approval to ABC, who shall respond within five days. The launch shall take place in the week following ABC’s response. DEF must be notified of the results in the month following the launch.

En nog! “Dagen” en “weken”, dat zijn ook van die mijnenvelden.

“Hey! Waar is die goed- of afkeuring? We zijn nu al woensdag!” “Euh, die komt er volgende week dinsdag of woensdag…” “WAT? Ze moest er nù dinsdag al zijn!!”

Ah ja, want de ene persoon had gelezen dat “within five days” wil zeggen dat als hij het vrijdagavond om 23u30 binenngestoken heeft, dat vrijdag-zaterdag-zondag-maandag-dinsdag vijf dagen is. En de andere persoon had gelezen dat als hij het woensdagochtend ontving (in het weekend leest hij zijn mail niet, dinsdag 15 augustus was een feestdag, maandag hebben ze de brug gemaakt), dat hij dan woensdag-donderdag-vrijdag-maandag-dinsdag de tijd had om te reageren.

Nee: als het om tijdsspannes gaat, en zeker over dagen, dan specifieert men kalenderdagen of werkdagen.  

En ook: “in the week following ABC’s reponse”. Voor de ene wil dat zeggen precies zeven dagen na de goedkeuring, voor de andere wil dat zeggen op de eerste maandag na de goedkeuring, voor de andere wil dat zeggen ergens tijdens de week die volgt op de goedkeuring”.

Idem voor “in the month following the launch”… voor de ene betekent dat dat op de eerste dag van de volgende maand, de andere denkt dat hij vier weken heeft om een rapport te maken, en een derde denkt dat als het ding verstuurd is op vrijdag 1 september, hij tijd heeft tot dinsdag 31 oktober.

Nee: precies zijn.

The survey shall be limited to x questions and y pages. The draft form must be submitted for approval to ABC, who shall respond within seven calendar days. The launch shall take place on the first work day of the week following ABC’s response. DEF must be notified of the results no later than four weeks following the launch.

Enkel exactheid zal ons redden.

En de kunst is natuurlijk om in documenten van het genre aanbestedingen, offertes, contracten precies te weten wat je schrijft en waarom je het schrijft. Een slechter mens dan mij zou aanraden om de zaken zó te draaien dat ze eigenlijk in de finale analyse met de fijne kam altijd in uw eigen voordeel gesteld zijn. Een minder slecht mens zou erop wijzen dat edereen duidelijkheid apprecieert.

Taal is in dergelijke documenten een wapen: als de zaken niet precies genoeg zijn, dan heb je een knots in plaats van een scalpel, een SCUD in de plaats van een M40. Houd in alle geval op elk ogenblik bijzonder goed in het achterhoofd wat de slechtst mogelijke interpretatie is van alles, en wat de best mogelijke is, en de meest waarschijnlijke.

Akkoord, in de werkelijkheid blijven dergelijke bepalingen in de overgrote meerderheid van de gevallen dode letter. Mits een goede verstandhouding, wat vertrouwen, flexibiliteit en goede communicatie van alle betrokken partijen, loopt alles wel gesmeerd.

Maar àls het de soep in draait, dàn komen de leesbrillen en de kleine lettertjes boven. En dàn moet het juist zijn.

Want (schrappen wat vanuit uw perspectief niet past) het zijn sloebers, die klanten / leveranciers / overheden / grote bedrijven / consultants.

Geschreven al luisterend naar: Serge Gainsbourg – Rock around the bunker – S.S. In Uruguay