Die keer dat ik naar Straatsburg ging werken

Neen, ik keek er niet naar uit. De opdracht was, zo ongeveer: het is iets met een intranet en of er wat coaching en expertadvies zou kunnen gegeven worden. Er zijn twee dagen voorzien, je ziet ter plaatse wel wat je precies doet.

Dat zijn van die opdrachten die enorm kunnen zuigen, enorm kunnen meevallen, of ergens daartussenin kunnen zitten — afhankelijk van de mensen waarmee je moet samen werken, van hoeveel er moet gedaan worden, van de ingesteldheid, van de omstandigheden, van de verwachtingen, van honderd factoren.

Het viel gelukkig enorm goed mee: bijzonder sympathieke mensen (één iemand van IT, één iemand van communicatie, allebei beslissingsnemers met de handen uit de mouwen), na wat aftasten een duidelijke missie afgebakend, en dan over twee halve en één volle dag toch redelijk wat werk verzet.

Het programma:

Namiddag 1 (4 uur)

• Briefing gekregen over hoe de instelling in mekaar zit, verkend wat er nu is (een basisintranet, Websphere en redelijk wat applicaties door mekaar), timings en middelen nagekeken (er moet in de loop van september een nieuwe versie on-line staan, dus zo enorm veel folietjes kunnen we ons niet permitteren).
• Gebrainstormd over functionaliteiten en inhoud
• Flipchart bovengehaald en wat ruwe paginaschema’s getekend voor home page en binnenpagina

Avond 1 (1 uur)

• Met notities en flipchart naar hotel, computer voor het eerst bovengehaald en allereerste versie van wireframes in Visio gemaakt: algemene navigatie, zones per pagina, homepage

Dag 2 (7 uur + 1,5 zeer aangename uur lunch)

• Visio tegen de muur geprojecteerd, en met z’n drieën pagina’s aangevuld: begonnen met de home page (+versies met messages, met verschillende profielen, met in-page ajax-gerief), verder gegaan met de home page voor een afdeling, people finder, documentlijsten, nieuws, nieuwsarchief, detailpagina’s, tools & resources-pagina, generieke applicatiepagina, A-Z index, …
• Ondertussen ook in een mindmap een taxonomie aangemaakt en aangevuld: als er ergens in de navigatie iets bijkomt, meteen ook de implicaties voor wat daaronder komt bekijken; als er ergens op gelijst of gezocht moet kunnen worden, meteen ook de metadata-noden aanpassen, etc.
• Redelijk wat knopen doorgehakt over archiveren of niet, over wat er al dan niet gepersonaliseerd zal worden, over hoe search zal werken, over hoeveel items van wat er waar komen te staan, over customiseerbaarheid versus degelijke defaults, over wat zal kunnen aanpasbaar zijn en niet, etc.
• Een to do-lijst opgesteld voor dag 3.

Voormiddag 3 (4 uur)

• De to do-lijst afgewerkt (allerlei details op home en in lijsten, paginering, search + search results, …)
• Een tweede oog geslaan op de taxonomie
• Een eenvoudig protocol opgesteld voor informele gebruikerstesten + wat tips gegeven (vraag niet "wie is de owner van de procedure managing your e-mailaccount", vraag wel "je hebt een geprinte versie gevonden van hoe je je e-mailaccount kan instellen, maar dat blijkt een oudere versie te zijn, nog voor Outlook 2003. Je collega zegt dat je alle nodige informatie op het intranet kan vinden. Hoe begin je daaraan?" en dan wat later "En stel dat wat je net gevonden hebt op het intranet nog fouten bevat, hoe zou je het dan aanpakken om daar iets aan te doen?") (Wegens dat die eerste vraag mensen al zegt dat er een document met een welbepaalde naam in een onderdeel "procedures" staat, en dat er een "owner" is — terwijl die tweede mee helpt kijken waar mensen naar dergelijke documenten zoeken, hoe ze dat precies doen, via zoek of menu’s, of ze naar Department>IT gaan kijken of naar Tools & Resources of naar Documents & Guidelines, via trefwoorden of watdanook; en of ze wel begrijpen dat de owner de persoon is die verantwoordelijk is voor de inhoud en dus voor aanpassingen, etc. etc.)
• Bekeken wat de volgende stappen zijn (te weten: ik lever de finale wireframes, zij zoeken nog wat verder op taxonomie, dan doen ze gebruikerstesten met die wireframes en taxonomie, dan moeten wireframes en informatiearchitectuur misschien wat aangepast worden, dan moet er een layout gemaakt worden, dan moet er html/css gedaan worden, ondertussen moet er ook nog eens gekeken worden naar taakverdelingen en verantwoordelijkheden, en uiteindelijk moet het allemaal in Websphere gepleurd worden).

Een kleine twee dagen werk was dat in totaal, met nog een uur of twee om af te werken tegen binnenkort: weinig tijd voor uiteindelijk een toch wel behoorlijk resultaat, vind ik.

En ik dénk dat ze er heel wat aan gehad hebben, aan zo’n guerilla-interventie, met Iemand Die Dit Wel Al Eens Meer Gedaan Heeft™. Niet dat het allemaal raketwetenschap is, maar wel dat het kan helpen om er een externe mens met een fris oog op te zetten, om een project op weg te zetten.

Nog van dat!